事務組常見問題

中正大學總務處

事務組常見問題

申請事項
Q1	如何申請苗木佈置開會場地或辦公場所？
請於開會前三天（以利準備）詳填苗木申請單送總務處事務組，本組將視現有苗木情形支援所需苗木。辦公場所之苗木、新申請或更換、亦請填具苗木申請單送總務處事務組；苗木分送或更換，以周三執行為原則。工作人員只有乙名，請各單位盡量協助處理。承辦人：張先生分機：13252；0933-616908 代理人：周先生 13251
Q2	門窗損壞、掛圖等木製物品如何申請支援維修？
詳填請修單至總務處事務組，再約定時間派員前往處理，本校人員無法處理再請各單位委外處理。本校木工僅有一名有時無法馬上前往處理，唯將盡快循序完成維護任務。承辦人：許先生分機：13253 代理人：周先生分機：13251
Q3	請問發現校園樹木發生枯死、病蟲害、缺水現象或其他缺失要向那個單位反映？
校園幅園廣大、總務處事務組外勤班人力有限，難免會有沒有注意到的地方、請大家共同協助注意、如發現上述現象，請向總務處事務組周良修先生反映，總務處事務組會依人力調派情形循序改善。承辦人：周先生分機：13215 代理人：郭先生分機：13250

採購業務
Q1	未逾新台幣十五萬元的採購案，如何辦理？
依據本校採購內部作業要點第四條，由使用單位主管核章後依採購程序逕行採購，如係使用其他單位的經費請加會該單位。
Q2	十五萬元以上的採購，如何辦理？
依據政府採購法規定超過十五萬元的採購案就必須上行政院公共工程委會網站公告公開徵求廠商報價。依上所述十五萬元以上之採購案（除有採購法第二十二條各款之情形，以限制性招標的方式辦理）由使用單位詳列規格（要求不能指定廠牌，限定獨家廠商），經單位主管核章後依程序請購，奉校長核可後送採購承辦單位上網公告，辦理比價（議價）的程序。如有採購法第二十二條各款情形，仍應先經單位主管核章後請購，並附上限制性招標理由書，奉校長核准後，送採購承辦單位辦理後續議比價程序。
Q3	驗收程序如何辦理？
十五萬元以上，未逾一佰五拾萬元，由申請單位填具「驗收記錄表、廠商交貨證明單及功能測試單」，由單位主管負責主驗，請另致電事務組派員協驗，並請發送驗收通知予主計人員。一佰五拾萬元以上，財物採購於物品交貨後，由申請單位填具「驗收記錄表、廠商交貨證明單及功能測試單」並致電事務組訂定時間會同主計室等相關人員至現場驗收程序辦理，並請發送驗收通知予主計人員；申請單位主管擔任主驗人員，採購承辦單位為協驗人員，主計室為監驗人員。
Q4	什麼時候可以退還履約保證金？應如何辦理？
當得標廠商於交貨期限內完成交貨、測試、驗收合格後，並依合約規定繳納保固保證金（若合約規定需繳納者），即可辦理退還履約保證金。請廠商至本組網站下載「收據」表單，並填妥後，連同「原收據聯」一併送申請單位辦理。申請單位填寫動支請示單，並將廠商所繳回的「收據」、「原收據聯」黏貼於支出憑證上，附上驗收紀錄影本，依核銷流程送件。「收據」表單下載路徑：請至本組表單下載/採購表單/收據.doc；另可參考表單「退履保金步驟.docx」。請廠商繳回原收據聯並黏貼於支出憑證上，再由申請單位填寫動支請示單即可。以上申請退還履約保証金所需之表格，本組備有制定格式，可供使用。（前已E-Mail給各單位）
Q5	保固保證金何時可辦理退還？其程序如何？
得標廠商於保固期限屆滿時，並違約情事發生，申請單位即可據以辦理退還保固保證金。請廠商至本組網站下載「收據」表單，請廠商填寫申請書及繳回原收據聯，餘如退還履約金之辦法（請參閱上）。承辦人：施小姐　分機：13201　理學院、管理學院林小姐　分機：13202　行政單位、工學院、社科院、通識中心、文學院、法學院、教育學院

外購事項
Q1	當外購案件（採購金額在公告金額以下者）經採購單位辦理決標後，送回申請單位時，申請單位下一步該怎麼做？
首先請入行政自動化會計系統（或填寫預借經費單）預借經費，預借金額以決標外幣金額×決標約定匯率。將廠商所寄回之開發信用狀申請書及向本組索取開狀賣匯紀錄、外匯收支或交易申報書共三種表格申請用印。將廠商所寄回之進口教育研究用品免稅申請書及進口教育研究用品明細表（各一式貳份）核對物品名稱規格無誤後送本組函文財政部海關辦理免稅申請。待核准後，由事務組通知申請單位領回留存以為通關提貨時檢附。持出納組通知領取之預借經費支票連同上2項三種表格送臺灣銀行辦理開狀（記得附上得標廠商之名稱、連絡人之電話、傳真以便銀行通知廠商繳納開狀之手續費或超額價款﹞，並留下自己系所、姓名、分機號碼以利開完狀後，銀行據以通知領回開狀紀錄及信用狀電文、或結匯餘款支票。若有結匯餘款，應於三日內繳回出納組。待航運公司或報關行通知貨到時，請先連絡廠商確認所指定之報關行後，將委任書、進口報單、收據、裝箱單等通關提貨所需之文件送秘書室用印後連同教育研究用品申請書及明細表寄至報關行，辦理通關提貨。申請單位於貨到後會同廠商開箱、安裝、測試、驗收，並填寫驗收證明書（證明書需請廠商簽名）完畢後，即可辦理核銷結案。當銀行通知到單時，應於確認貨到無誤後蓋章並領取收據，該收據於辦理核銷時併預借經費收執聯、銀行開狀賣匯收執聯共三張黏貼於支出憑證即完成。承辦人：施小姐　分機：13201 承辦人：林小姐　分機：13202
Q2	我想直接向國外購置教學研究用之物品，該如何申請？
所謂直接外購係因所購之物品在國外為獨家製造或供應而該公司在國內並無代理商。或.其他理由（如：直接從國外資訊網路下單採購者或……等）。因居於上述理由，故必須先填寫直接外購限制性招標議比價理由書，附原廠報價單，經校長核准後，授權申請人自行辦理。於辦理議、比價時因國外廠商無法親自到場參加，則可採其他措施，例：以電話、傳真或電子郵件辦理議、比價，並作成紀錄。以為辦理核銷結案時檢附。至於有關約定交貨及付款等事宜亦應一併談明。預借經費至臺銀辦理結匯，並填寫進口教育研究用品免稅申請書及明細表（各一式貳份）送本組函文文財政部海關辦理免稅之申請。俟貨到驗收完畢後，檢附預借經費收執聯、賣匯紀錄、收據及議、比價紀錄辦理核銷結案。承辦人：施小姐　分機：13201 承辦人：林小姐　分機：13202

公務車及電話
Q1	本校公務車如何申請？
請於派車前三天（或三週內），填妥派車單，註明派車地點、時間（往返時間）、派車事由、申請人簽章、單位主管簽章後，提出申請。(表單下載路徑：請至本組表單下載/事務表單/派車單.doc) 派車事由需合於本校公務車管理要點規定，再依規定調度車輛使用。不予派車之規定如下：派車事由不詳。申請單位主管未核章。塗改到達地點。日期不符。兼任教師授課。受其他單位邀請演講、評審或參與計畫成果發表者。教師參與學術會議。承辦人：甘先生(暫代)　分機：13212 職務代理人：林先生　分機：13213
Q2	本校電話分機故障、增設、異動如何申請？
請填妥本校分機增設、維護及異動申請單，申請人簽章、單位主管簽章後，送事務組申請，本組即通知維護廠商處理相關問題（三日內維護廠商若未與申請單位聯繫，請聯絡事務組承辦人員）。(表單下載路徑：請至本組表單下載/事務表單/國立中正大學校內分機增設異動申請表.doc) 有關分機增設經費來源：新進教職員工（編制內員額）---由總務處負擔話機及線路版費用，安裝之耗材由使用單位自付。單位自行需求增設---話機及線路版費用，安裝之耗材由使用單位自付，申請時請附經費交換單。若因公務或研究需求需增設專線，先行呈請核准後，將核准簽呈影印本送至事務組協助辦理申請程序承辦人：李小姐　分機：13208 職務代理人：甘先生　分機：13212

勞健保業務
Q1	納保資格
承辦人：湯小姐　分機：13204 請參閱納保資格
Q2	投保薪資
承辦人：湯小姐　分機：13204 請參閱投保薪資

場地借用
Q1	如何申請會議室或場地？
先洽詢各場地管理員或單位使用檔期，填寫會議室使用申請單（可從網路下載），經主管核章後送事務組辦理（核定是否需收費），若需收費請至出納組繳納。
Q2	什麼樣的情形需收費？
校內各單位及學生社團與校外單位社團聯合借用場所或接受政府機關及社團等單位補助經費者，舉辦講（研）習、會議、展覽等活動，應繳納二分之一水電維護費。校內單位自行收費，或接受校外委託舉辦講（研）習、會議、報名招生等活動而借用場所，應繳納水電維護費。承辦人：林先生　分機：13213 職務代理人：蔡小姐分機：13211

技工友問題
Q1	請問我在學校要服務多久才可以申請調動至本校其他單位服務？
依據本校技工、工友調動要點規定可「自請調動」外，如有下列情形之一者得予調動：年度中因工作不力、行為不檢有具體事實、經單位主管告誡未見改善者。因業務需要、須調動者。
Q2	績優工友的選拔，何時申請辦理及表揚？
依據本校績優技工暨工友選拔表揚要點規定填具「績優工友保薦表」，連同資料證件送總務處事務組提請本校技工暨工友考績委員會審議。
Q3	如果有關我個人權益遭受違法不當處分是否可以申訴？
依據本校技工、工友申訴評議委員會設置要點規定，向總務處事務組填寫申訴書，並召開委員會審議，制作評議書送當事人。
Q4	本校技工、工友何時辦理考核，考績獎金何時發放？
本校技工、工友於每年年底由各單位主管考核，並由總務處事務組召開考績委員會審議通過後辦理核發考績獎金，並由總務處出納組於每年春節前十天發放，與年終獎金發放時間，大約相同時間。
Q5	本校技工、工友如何遴用？有無升遷管道？
依據中央各機關學校工友員額管理作業要點規定，各機關學校非超額工友缺額之進用，應由本機關學校工友轉化或由其他中央機關學校工友移撥，不得以借調、支援、新僱方式辦理或由地方機關學校工友移撥。本校技工出缺時得由本校工友辦理陞遷轉化補實。。
Q6	本校選擇勞退舊制技工友退休金如何計算?
依《工友管理要點》第二十二條規定，依下列方式發給工友一次退休金，最高總數以四十五個月平均工資為限：適用《勞動基準法》前之年資：每服務滿半年給予一個基數，滿十五年後，另行一次加發一個基數。但最高總數以六十一個基數為限。未滿半年者，以半年計；滿半年以上未滿一年者，以一年計。計算方式：（本俸（不含專業加給）+ 實物代金 930 元）× 基數。適用《勞動基準法》後之年資：在其適用該法前後之全部服務年資十五年以內部分，每滿一年給予二個基數，畸零月數依比例計算。超過十五年之部分，每滿一年給予一個基數。未滿半年者，以半年計；滿半年以上未滿一年者，以一年計。計算方式：月平均工資 × 基數。月平均工資：依據《勞動基準法》第2條第1項第4款規定平均工資，指計算事由發生之當日前六個月內所得工資總額除以該期間之總日數所得之金額。工資依規定除每月薪資外，特別休假不休假加班費及每月延長工時之加班費皆屬工資之範圍。工友（技工、駕駛）退休（離）金、撫卹金試算系統：https://world.dgpa.gov.tw/etsr/tsr0001m.aspx 承辦人：劉小姐　分機：13205 職務代理人：湯小姐　分機：13204

零用金業務
Q1	請問零用金額度是如何界定？
單張憑証金額在1萬元以下及個人代墊款者均屬之。
Q2	請問零用金的支付程序為何？
合於零用金內支付之款項，於接到應付款之支出憑証黏存單後，依經費別分類彙整，金額達20萬左右即繕打，製作零用金備查簿及零用金清單，連同憑証送會計室審核，依有關規定手續辨理。伺出納組通知本組領取支票，確定撥款日期，即製作轉帳清單送金融機構辨理轉帳，撥款至各受款人帳戶中。按正常流程自本組彙整到撥款至受款人帳戶，約需10天時間。
Q3	請問零用金是採何種方式付款？
以轉帳撥款為主，有提供金融帳戶者，一律委由金融機構辨理轉帳發放事宜。若有要求以現金支付者，我們也盡力配合，但因現金支付須本人領款，不若轉帳方式便利、安全且流通性強，所以我們仍極力推廣，選擇轉帳方式以利時效、迅速、安全。
Q4	請問如何得知撥款情形呢？
每次撥款本組即印製零用金轉帳發放明細表，放置於文書組效率櫃，由各單位工友取回。廠商部份則統一彙整，至月底由文書組寄出。
Q5	請問我一直未收到零用金的款項，該如何查詢？
請告知經費來源(預算或計劃)，受款人、金額、或向會計室詢問該案的傳票號碼等，以利本組查詢撥款情形。承辦人：陳小姐　分機：13216 職務代理人：林先生　分機：13213