1. 請於開會前三天（以利準備）詳填苗木申請單送總務處事務組，本組將視現有苗木情形支援所需苗木。
2. 辦公場所之苗木新申請或更換，亦請填具苗木申請單送總務處事務組；苗木分送或更換以周三執行為原則。工作人員只有乙名，請各單位盡量協助處理。

承辦人：張先生（分機 13252；0933-616908）
代理人：周先生（分機 13251）

• 詳填請修單至總務處事務組，再約定時間派員前往處理；本校人員無法處理再請各單位委外處理。本校木工僅有一名，有時無法馬上前往處理，惟將盡快循序完成維護任務。

承辦人：許先生（分機 13253）
代理人：周先生（分機 13251）

• 校園幅員廣大、總務處事務組外勤班人力有限，難免有未注意到之處，請大家共同協助留意。如發現上述現象，請向總務處事務組周良修先生反映，事務組會依人力調派情形循序改善。

承辦人：周先生（分機 13215）
代理人：郭先生（分機 13250）

• 依據本校採購內部作業要點第四條，由使用單位主管核章後依採購程序逕行採購，如係使用其他單位經費請加會該單位。

1. 依政府採購法規定，超過十五萬元之採購案須上行政院公共工程委會網站公告公開徵求廠商報價。
2. 十五萬元以上之採購案（除有採購法第二十二條各款情形，得採限制性招標者），由使用單位詳列規格（不得指定廠牌、限定獨家廠商），經單位主管核章後依程序請購，奉校長核可後送採購承辦單位上網公告，辦理比價（議價）。
3. 如符合採購法第二十二條各款情形，仍應先經單位主管核章後請購，並附限制性招標理由書，奉校長核准後送採購承辦單位辦理後續議比價程序。

1. 十五萬元以上、未逾一佰五拾萬元：申請單位填具「驗收記錄表、廠商交貨證明單與功能測試單及採購案驗收通知單」，由單位主管主驗；接管或使用人員與主管同一人時，請另致電事務組派員協驗，並請發送驗收通知予主計人員。
2. 一佰五拾萬元以上：財物採購交貨後，申請單位填具「驗收記錄表、廠商交貨證明單及功能測試單」，並致電事務組訂期會同主計室等人員至現場驗收；申請單位主管主驗、採購承辦單位協驗、主計室監驗。

• 得標廠商於交貨期限內完成交貨、測試、驗收合格後，並依合約規定繳納保固保證金（若合約規定需繳納者），即可辦理退還履約保證金。

1. 請廠商至本組網站下載「收據」表單，填妥後連同「原收據聯」送申請單位。
2. 申請單位填寫動支請示單，將「收據／原收據聯」黏貼於支出憑證，附驗收紀錄影本，依核銷流程送件。
3. 收據表單下載路徑：本組表單下載／採購表單／收據.doc；另可參考「退履保金步驟.docx」。

• 請廠商繳回原收據聯並黏貼於支出憑證上，再由申請單位填寫動支請示單即可。
• 退還履約保證金所需表格，本組備有制定格式可供使用。（前已 E-Mail 給各單位）

• 得標廠商保固期限屆滿且無違約情事時，申請單位即可辦理退還保固保證金。請廠商下載「收據」表單並填寫申請書及繳回原收據聯；其餘流程比照退還履約保證金辦理。

承辦人：
施小姐（分機 13201；理學院、管理學院）
林小姐（分機 13202；行政單位、工學院、社科院、通識中心、文學院、法學院、教育學院）

1. 先入行政自動化會計系統（或填寫預借經費單）預借經費，金額＝決標外幣金額 × 決標約定匯率。
2. 將廠商寄回之開發信用狀申請書，及向本組索取之「開狀賣匯紀錄、外匯收支或交易申報書」等三種表格申請用印。
3. 核對免稅申請書及明細表（各一式貳份）無誤後送本組函文財政部海關辦理免稅；核准後由事務組通知領回留存，供通關提貨檢附。
4. 持出納組通知領取之預借經費支票連同三種表格送臺灣銀行辦理開狀；並留申請單位聯絡資訊以利通知領回文件或結匯餘款。
5. 如有結匯餘款，應於三日內繳回出納組。
6. 貨到時請先與廠商確認報關行，將委任書、進口報單、收據、裝箱單等文件送秘書室用印後寄至報關行辦理通關提貨。
7. 貨到後會同廠商開箱、安裝、測試、驗收，並填寫驗收證明書（須廠商簽名）後辦理核銷結案。
8. 銀行通知到單後，確認貨到無誤後蓋章領取收據；核銷時將收據與預借經費收執聯、銀行開狀賣匯收執聯黏貼於支出憑證。

承辦人：施小姐（分機 13201）
承辦人：林小姐（分機 13202）

• 直接外購：物品在國外為獨家製造或供應且國內無代理商，或其他理由（如直接從國外網站下單等）。

1. 填寫直接外購限制性招標議比價理由書，附原廠報價單，經校長核准後授權申請人自行辦理。
2. 議、比價可採電話／傳真／電子郵件方式並作成紀錄，供核銷結案檢附；交貨與付款等事宜亦應一併談明。
3. 預借經費至臺銀辦理結匯，並填寫免稅申請書及明細表（各一式貳份）送本組函文財政部海關申請免稅。
4. 貨到驗收後，檢附預借經費收執聯、賣匯紀錄、收據及議比價紀錄辦理核銷結案。

承辦人：施小姐（分機 13201）
承辦人：林小姐（分機 13202）

1. 請於派車前三天（或三週內）填妥派車單，註明派車地點、時間（往返時間）、派車事由，並由申請人及單位主管簽章後提出申請。（表單下載路徑：本組表單下載／事務表單／派車單.doc）
2. 派車事由需符合本校公務車管理要點規定，再依規定調度車輛。
3. 不予派車情形包括：派車事由不詳、主管未核章、塗改到達地點、日期不符、兼任教師授課、受邀演講評審或參與成果發表、教師參與學術會議等。

承辦人：王小姐（分機 13203）
職務代理人：甘先生（分機 13212）

1. 填妥分機增設、維護及異動申請單，申請人及單位主管簽章後送事務組，本組即通知維護廠商處理。（三日內若未聯繫，請聯絡事務組承辦人員）（表單下載路徑：本組表單下載／事務表單／國立中正大學校內分機增設異動申請表.doc）
2. 分機增設經費：新進教職員工（編制內）由總務處負擔話機及線路版費，耗材由使用單位自付；單位自行增設則話機、線路版費及耗材均由使用單位自付並附經費交換單；若因公務或研究需增設專線，先呈請核准並送核准簽呈影本至事務組協助辦理。

承辦人：李小姐（分機 13208）
職務代理人：甘先生（分機 13212）

承辦人：湯小姐（分機 13204）

• 請參閱納保資格（PDF，另開新視窗）

承辦人：湯小姐（分機 13204）

• 請參閱投保薪資（PDF，另開新視窗）

• 先洽詢各場地管理員或單位使用檔期，填寫會議室使用申請單（可從網路下載），經主管核章後送事務組辦理（核定是否需收費）；若需收費請至出納組繳納。

• 校內單位及學生社團與校外單位（含接受補助或委託）聯合借用辦理講習、會議、展覽等活動者，應繳納二分之一水電維護費；校內單位自行收費或接受校外委託辦理活動（含報名招生）而借用場所者，應繳納水電維護費。

承辦人：林先生（分機 13213）
職務代理人：蔡小姐（分機 13211）

• 依據本校技工、工友調動要點規定，除「自請調動」外，如有下列情形之一者得予調動：

1. 年度中因工作不力、行為不檢有具體事實，經單位主管告誡未見改善者。
2. 因業務需要須調動者。

• 依本校績優技工暨工友選拔表揚要點規定填具「績優工友保薦表」，連同資料證件送總務處事務組，提請本校技工暨工友考績委員會審議。

• 依本校技工、工友申訴評議委員會設置要點規定，向總務處事務組填寫申訴書，召開委員會審議並製作評議書送當事人。

• 每年年底由各單位主管考核，總務處事務組召開考績委員會審議通過後核發考績獎金；由總務處出納組於每年春節前十天發放，與年終獎金發放時間大致相同。

• 依中央各機關學校工友員額管理作業要點規定，非超額工友缺額之進用應由本機關學校工友轉化或其他中央機關學校工友移撥，不得以借調、支援、新僱方式或由地方機關學校工友移撥辦理。
• 本校技工出缺時得由本校工友辦理陞遷轉化補實。

1. 依《工友管理要點》第二十二條規定，依下列方式發給工友一次退休金，最高總數以四十五個月平均工資為限：
   • 適用《勞動基準法》前年資：每滿半年給 1 基數，滿 15 年後另行一次加發 1 基數；最高 61 基數。計算：（本俸（不含專業加給）+ 實物代金 930 元）× 基數。
   • 適用《勞動基準法》後年資：15 年內每滿 1 年給 2 基數；超過 15 年部分每滿 1 年給 1 基數。計算：月平均工資 × 基數。
2. 月平均工資：依《勞動基準法》第 2 條第 1 項第 4 款規定，為事由發生日前 6 個月工資總額 ÷ 期間總日數。
3. 退休（離）金、撫卹金試算系統：https://world.dgpa.gov.tw/etsr/tsr0001m.aspx（另開新視窗）

承辦人：劉小姐（分機 13205）
職務代理人：湯小姐（分機 13204）

• 單張憑證金額在 1 萬元以下及個人代墊款者均屬之。

• 合於零用金內支付之款項，接到支出憑證黏存單後依經費別分類彙整，金額達 20 萬左右即繕打，製作零用金備查簿及零用金清單，連同憑證送會計室審核。出納組通知領取支票後，製作轉帳清單送金融機構辦理轉帳撥款至受款人帳戶。正常流程自彙整到撥款約需 10 天。

1. 以轉帳撥款為主；提供金融帳戶者，一律委由金融機構轉帳發放。
2. 如要求現金支付亦盡力配合；惟現金須本人領款，仍建議採轉帳以利時效、安全。

• 每次撥款本組即印製零用金轉帳發放明細表，放置於文書組效率櫃由各單位工友取回；廠商部分統一彙整，至月底由文書組寄出。

• 請告知經費來源（預算或計畫）、受款人、金額，或先向會計室詢問傳票號碼，以利查詢撥款情形。

承辦人：陳小姐（分機 13216）
職務代理人：林先生（分機 13213）